Bộ hồ sơ chi phí du lịch, quà tặng quảng cáo đầy đủ nhất

Các khoản chi phí du lịch, quà tặng, quảng cáo...của doanh nghiệp cần những hồ sơ gì để tính chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp. Hãng Kiểm toán ES-GLOCAL đã tổng hợp lại và xin chia sẻ với các bạn qua bài viết sau.

• Công tác phí là gì? Bộ hồ sơ chi phí công tác của doanh nghiệp gồm những gì?
• Bộ hồ sơ chi phí xăng dầu, phí cầu đường đầy đủ gồm những gì?

Chúng ta cùng điểm lại một số nội dung chính của bài viết chi phí du lịch, quà tặng, quảng cáo dưới đây nhé.

#1. Chi phí du lịch cho nhân viên

#1.1 Căn cứ pháp lý hồ sơ du lịch cho nhân viên

- Khoản 4 Điều 3 thông tư số 25/2018/TT-BTC Sửa đổi đoạn thứ nhất của gạch đầu dòng thứ năm tại điểm 2.30, Khoản 2, Điều 6 của Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC

+ Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ Điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ Khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.11 Điều này) và những Khoản chi có tính chất phúc lợi khác. Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

+ Cách xác định tháng lương Bình quân: Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp được xác định bằng quỹ lương thực hiện trong năm chia (:) 12 tháng. Quỹ lương thực hiện trong năm được quy định tại tiết c, điểm 2.5, Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính.

Ví dụ: Doanh nghiệp Kiểm toán EG năm 2017 có quỹ lương thực tế thực hiện là 12 tỷ đồng thì việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế 2018 của doanh nghiệp như sau: (12.000.000.000 đồng : 12 tháng) = 1.000.000.000 đồng.

>>>Xem thêm bộ hồ sơ chi phí công tác phí tại đây nhé!

#1.2 Bộ hồ sơ du lịch cho nhân viên

Để đảm bảo chi phí du lich cho nhân viên được tính vào chi phí được trừ doanh nghiệp cần bổ sung các chứng từ trong từng trường hợp như sau:

Doanh nghiệp không tổ chức cho cán bộ, công nhân viên đi nghỉ mát cho nhân viên:

+ Hợp đồng lao động có quy định;

+ Thoả ước lao động tập thể, Quy chế lương, thưởng có quy định;

+ Quy chế tài chính của công ty;

+ Quyết định của Giám đốc, ban giám đốc về việc cho nhân viên nghỉ mát kèm theo tở trình nghỉ mát của phòng ban quản lý chịu trách nhiệm công việc này;

+ Bảng kê danh sách nhận tiền nghỉ mát;

+ Chứng từ thanh toán;
...

Doanh nghiệp có tổ chức cho nhân viên đi nghỉ mát:

+ Hợp đồng lao động có quy định;

+ Thoả ước lao động tập thể, Quy chế lương, thưởng có quy định;

+ Quy chế tài chính của công ty;

+ Quyết định của Giám đốc, ban giám đốc về việc cho nhân viên nghỉ mát kèm theo tở trình nghỉ mát của phòng ban quản lý chịu trách nhiệm công việc này;

+ Dự toán cho phí nghỉ mát;

+ Lịch trình, thời gian, địa điểm của chuyến du lịch;

+ Danh sách cán bộ công nhân viên đi nghỉ mát;

+ Bảng kê danh sách cán bộ cong nhân viên đi nghỉ mát

+ Các chứng từ cho khoản chi du lịch, nghỉ mát như: Hợp đồng du lịch, ăn, nghỉ, các hoá đơn ăn, nghỉ, vui chơi, dịch vụ khác, vé máy bay, tầu xe, báo nợ…

Note: Các chứng từ nên trên phải đúng theo quy định của pháp luật hiện hành

#1.3 Cách hạch toán chi phí du dịch

- Căn cứ vào bảng kê chi tiền cho nhân viên nghỉ mát:
Nợ TK 642, 641, 627: Chi tiết theo từng bộ phận

Có TK 111, 112,331...

Có TK 3335 : (Nếu chi tới mức chịu thuế TNCN)

- Căn cứ vào chứng từ chi cho nghỉ mát, kế toán hạch toán :

Nợ TK 642, 641, 627 : Chi tiết theo từng bộ phận

Nợ TK 133

Có TK 111, 112, 331...

#2. Chi phí quà tặng

#2.1 Căn cứ pháp lý của bộ hồ sơ chi phí quà tặng

- Khoản 7 và khoản 9 điều 3 thông tư 26/2015/TT-BTC: Trường hợp Công ty sử dụng hàng hóa để cho,biếu, tặng nhân viên hay khách hàng thì khi xuất hàng hoá cho, biếu, tặng công ty phải:

+ Lập Hóa đơn GTGT như bán bàng bình thường;

+ Tính thuế GTGT theo quy định;

+ Giá tính thuế GTGT được xác định theo giá bán của sản phẩm, hàng hóa cùng loại hoặc tương đương trên thị trường tại thời điểm cho, biếu, tặng; hàng hoá cho, biếu, tặng không phải quy đổi để tính vào doanh thu tính thuế TNDN.

#2.2 Hồ sơ chi phí quà tặng

- Quyết định cho, biếu, tặng nhân viên hoặc khách hàng kèm theo bảng kê danh sách nhân viên, khách hàng được cho, biếu, tặng;

- Hợp đồng, hóa đơn hợp pháp của hàng hóa để cho, biếu tặng;

- Chứng từ thanh toán; (Nếu hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt);

- Hóa đơn đầu ra; Phiếu nhập, xuất kho (Nếu mua hàng hóa về nhập kho rồi mới mang đi cho, biếu, tặng);
...

#2.3. Cách hạch toán chi phí quà tặng

Mua về nhập kho sau đó xuất đi cho, biếu tặng:

Khi mua hàng về:

Nợ TK 152, 153, 156...

Nợ TK 133

Có TK 111, 112, 331...

Khi xuất hàng cho biếu tặng:

Nợ TK 641, 642

Có TK 152, 153, 156...

Có TK 3331

Mua về xuất cho, biếu, tặng không qua nhập kho

Nợ TK 641, 642

Nợ TK 133

Có TK 111, 112, 331

Có TK 3331

#3. Chi phí quảng cáo

#3.1 Căn cứ chi phí quảng cáo

- Điều 4 theo Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi bồ sung điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC: Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, có hóa đơn chứng từ hợp pháp luật, khoản chi có giá trị trên 20 triệu đồng phải có chứng từ thanh toán KHÔNG dùng tiền mặt.

#3.2 Hồ sơ chi phí quảng cáo

Các chứng từ chi tiết phụ thuộc vào đặc điểm các trường hợp phát sinh để thu thập. Ở đây, Hãng kiểm toán Es-Glocal đưa ra một số tài liệu thường gặp như:

- Hợp đồng, hóa đơn đầu vào;

- Đề xuất của bộ phận liên quan cần quảng cáo với công việc đó;

- Biên bản nghiệm thu hoặc chứng từ chứng minh rằng quảng cáo đó là có thật;

- Chứng từ thanh toán (Nếu hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt);
...

#3.3 Cách hạch toán chi phí quảng cáo

Nợ TK 641 (TT200)

Nợ TK 642 (TT133)

Nợ TK 1331

Có TK 111, 112, 331

#4. Một số câu hỏi thường gặp về chi phí doanh nghiệp

Hỏi: Tặng quà cho nhân viên có phải xuất hóa đơn không?

Trả lời: Có, phải xuất bạn nhé.

Hỏi: Bộ hồ sơ chi phí quảng cáo gồm những gì?

Trả lời: Với bộ hồ sơ chi phí quảng cáo ES-GLOCAL đã chia sẻ bạn xem tại đây nhé.

Hỏi: Chi phí du lịch hạch toán như thế nào?

Trả lời: ES-GLOCAL đã chia sẻ hạch toán chi phí du lịch cho nhân viên bạn xem tại đây nhé.

Hỏi: Chi phí quảng cáo có bị khống chế không?

Trả lời: Trước kia chi phí quảng cáo bị khống chế, tuy nhiên từ ngày 01/01/2015 thì không còn nữa bạn nhé.

Trên đây là chia sẻ của Hãng Kiểm toán ES-GLOCAL về chi phí du lịch, quà tặng, quảng cáo. Nếu có vấn đề nào chưa rõ hoặc cần hỗ trợ, bạn đọc có thể đặt câu hỏi theo đường dẫn: https://es-glocal.com/hoi-dap/ hoặc để lại bình luận bên dưới bài viết bộ hồ sơ chi phí du lịch, quà tặng, quảng cáo. Cám ơn bạn đã theo dõi.