Cách xử lý hóa đơn viết sai trong các trường hợp

Cách xử lý hóa đơn viết sai trong các trường hợp năm 2019 bao gồm: sai tên công ty, sai mã số thuế, sai địa chỉ, sai số tiền,... là như thế nào? Hãng Kiểm toán Es-Glocal (https://es-glocal.com/) xin chia sẻ tới bạn đọc về cách xử lý đối với các trường hợp sai sót này qua bài viết dưới đây.

Cách xử lý hóa đơn viết sai trong các trường hợp năm 2019

I. Cơ sở pháp lý

- Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014

- Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27 tháng 02 năm 2015

II. Các trường hợp hóa đơn viết sai cần xử lý

1. Chưa giao cho khách hàng:

- Chưa xé khỏi cuống

- Đã xé khỏi cuống

2. Đã giao cho khách hàng:

- Chưa kê khai thuế

- Đã kê khai thuế:

+ Ảnh hưởng tới số tiền

+ Không ảnh hưởng tới số tiền

III. Cách xử lý đối với từng trường hợp

1. Hóa đơn viết sai nhưng chưa giao cho khách hàng

a. Chưa xé ra khỏi cuống

- Cách xử lý:

+ Bước 1: Gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai (không xé ra) và lưu giữ số hóa đơn đã viết sai này tại cuống của quyển hóa đơn.

+ Bước 2: Xuất lại hóa đơn mới đúng, giao liên 2 cho khách hàng.

b. Đã xé ra khỏi cuống

- Cách xử lý:

+ Bước 1: Gạch chéo các liên hóa đơn viết sai.

+ Bước 2: Kẹp lại các liên đó vào quyển hóa đơn

+ Bước 3: Xuất hóa đơn mới (đúng), giao liên 2 cho khách hàng.

2. Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng

a. Chưa được sử dụng để kê khai thuế

- Cách xử lý:

+ Bước 1: Hai bên lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập (2 bản - mỗi bên giữ 1 bản)

(Sau khi đã thu hồi được hóa đơn viết sai, kế toán gạch chéo các liên, và lưu giữ số hóa đơn đã lập để giải trình với Thuế khi có yêu cầu.)

+ Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng

Chú ý trên hóa đơn mới xuất thay thế:

• Ngày ghi trên hóa đơn xuất lại là ngày hiện tại (ngày làm biên bản thu hồi).
• Xác định lỗi sai của hóa đơn cũ, và viết thành thông tin đúng.

- Kê khai thuế:

Dùng hóa đơn mới viết đúng để kê khai thuế. (Hóa đơn đã bị thu hồi không kê khai)

b. Đã được sử dụng để kê khai thuế

Hóa đơn viết sai là hóa đơn không hợp lệ, không có giá trị để khấu trừ thuế hay lấy làm chi phí đối với người mua, còn với người bán thì dù bạn có viết sai thì bạn vẫn phải kê khai nộp thuế như bình thường.

Có 3 trường hợp sau:

TH1: Sai số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán.

(Những sai sót ảnh hưởng đến số tiền)

- Cách xử lý:

+ Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn:

Khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót. Lập 2 bản, ký, đóng dấu - mỗi bên giữ 1 bản.

+ Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót :

• Nếu sai cao hơn => phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm.
• Nếu sai thấp hơn => phải lập hóa đơn điều chỉnh tăng.

Khi lập hóa đơn điều chỉnh thì:

• Ngày trên hóa đơn điều chỉnh: là lập biên bản điều chỉnh hóa đơn
• Trên hoá đơn điều chỉnh tại tiêu thức "Tên hàng hóa, dịch vụ" phải ghi rõ: "Điều chỉnh tăng/giảm số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất, thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng của hoá đơn số…, ký hiệu…, ngày ... từ ... thành ..."

+ Chú ý:

• Hóa đơn các bạn viết sai cái gì thì điều chỉnh cho cái đó.
• Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

- Kê khai thuế:

+ Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào, vào kỳ lập hóa đơn điều chỉnh.

+ Đối với hóa đơn điều chỉnh giảm không được viết số âm trên hóa đơn. Nhưng khi kê khai thuế thì phải kê khai âm bằng cách đặt dấu trừ (-) đằng trước giá trị.

Ví dụ:

Ngày 29/03/2019, công ty TNHH Kiểm toán Es-Glocal xuất hóa đơn số 0000123, ký hiệu ES/18P, đã được kê khai ở quý I/2019

Đến ngày 05/05/2019, kế toán phát hiện sai sót về số tiền và số thuế GTGT (Cụ thể: Số tiền và số thuế đúng lần lượt là 10.000.000 và 1.000.000, nhưng trên hóa đơn là 11.000.000 và 1.100.000).

=> Phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm số tiền và số thuế lần lượt là 1.000.000 và 100.000.

TH2: Hóa đơn viết sai: ngày tháng, tên hàng hóa, ĐVT, mã số thuế, ...

(Những sai sót không ảnh hưởng đến số tiền)

- Cách xử lý:

+ Bước 1: Hai bên tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (2 bản - mỗi bên giữ 1 bản)

+ Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh cho phần sai sót

• Ngày trên hóa đơn điều chỉnh: là ngày lập biên điều chỉnh hóa đơn.
• Viết đúng và đầy đủ tên công ty, địa chỉ, MST của người mua.
• Tại tiêu thức "Tên hàng hóa, dịch vụ" các bạn ghi: "Điều chỉnh .....(Sai cái gì điều chỉnh cái đó) của hóa đơn số ...., ký hiệu..., ngày..., từ ... thành ..."
• Các tiêu thức còn lại: các bạn gạch chéo.

- Kê khai thuế:

• Vì đây là những sai sót không ảnh hưởng đến số tiền nên hóa đơn điều chỉnh này bên bán và bên mua không phải kê khai thuế.
• Hóa đơn điều chỉnh và biên bản điều chỉnh sẽ được kẹp cùng với hóa đơn viết sai trước đó.

Ví dụ:

Ngày 29/03/2019, công ty TNHH Kiểm toán Es-Glocal xuất hóa đơn số 0000123, ký hiệu ES/18P, đã được kê khai ở quý I/2019

Đến ngày 05/05/2019, kế toán phát hiện sai sót về mã số thuế bên kia (Cụ thể: MST đúng là 0106789542, nhưng trên hóa đơn là 0106789542).

=> Phải lập hóa đơn điều chỉnh MST bên mua như sau:

TH3: Hóa đơn viết sai tên công ty, địa chỉ nhưng đúng MST

- Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

- Biên bản điều chỉnh được lập thành 2 bản, ký đóng dấu, mỗi bên giữ 1 bản, kẹp cùng với hóa đơn đã viết sai trước đó để giải trình với CQT.

Trên đây là toàn bộ bài viết hướng dẫn về cách xử lý cho từng trường hợp viết sai hóa đơn GTGT:

https://es-glocal.com/cach-xu-ly-hoa-don-viet-sai.html

Mời các bạn tiếp tục đón đọc các bài viết tiếp theo của chúng tôi.