Xử lý chi phí vận chuyển không có hoá đơn

Khi trong doanh nghiệp có những chi phí vận chuyển hay bốc dỡ mà không có hoá đơn GTGT để được coi là chi phí hợp lý và được khấu trừ thì kế toán cần phải làm như thế nào? Bài viết sau đây, Hãng Kiểm toán Es-Glocal (https://es-glocal.com/) xin được chia sẻ những thắc mắc trên ở bài viết dưới đây.

1.Thuê dịch vụ vẩn chuyển, bốc dỡ như xe ôm hay xa ba gác cá nhân.

Với trường hợp này, kế toán có thể xử lý một cách khéo léo để biến chi phí này thành khoản chi phí nhân công hợp lý của DN như sau:

#1. Đối với chi phí thuê vận chuyển,bốc dỡ của cá nhân có giá trị nhỏ hơn 2 triệu đồng/ lần hay tháng

Bước 1: DN ký hợp đồng lao động thời vụ dưới 3 tháng có kèm theo chứng minh thư của người cung cấp dịch vụ.

Bước 2: Thanh toán khoản chi phí thông qua thanh toán tiền lương. Khoản mục tiền lương của nhân viên vận chuyển bốc dỡ này sẽ được đưa vào bảng tính lương nhân viên của Doanh nghiệp.

Bước 3: Kế toán chi trả lương, lấy chữ ký của họ trên bảng thanh toán lương của DN.

#2. Đối với chi phí thuê vận chuyển bốc dỡ của cá nhân có giá trị lớn hơn 2 triệu đồng/ lần hay tháng.

Nếu theo quy định, khoản thu nhập này của người vận chuyển bốc dỡ phải nộp thuế TNCN. Vì thế để đây vừa có thể là chi phí hợp lý, được tính vào chi phí cho doanh nghiệp, vừa thực hiện nghĩa vụ nộp thuế TNCN thì kế toán cần làm các bước sau:

Bước 1: DN ký hợp đồng lao động thời vụ dưới 3 tháng có kèm theo chứng minh thư của người cung cấp dịch vụ.

Bước 2: Thanh toán khoản chi phí thông qua thanh toán tiền lương. Khoản mục tiền lương của nhân viên vận chuyển bốc dỡ này sẽ được đưa vào bảng tính lương nhân viên của Doanh nghiệp.

Bước 3: Kế toán chi trả lương, lấy chữ ký của họ trên bảng thanh toán lương của DN.

Bước 4: Khấu trừ thuế TNCN 10%, phần còn lại thì chi trả cho người cung cấp dịch vụ vận chuyển bốc dỡ. Sau đó DN cung cấp cho người cung cấp dịch vụ vận chuyển bốc dỡ bản chứng từ khấu trừ thuế TNCN để họ thực hiện quyết toán thuế về sau.

Lưu ý: Với chứng từ khấu trừ thuế TNCN này, DN có thể đăng ký đặt in hoặc mua của các cơ quan thuế.

Hoặc: nếu DN không khấu trừ thuế TNCN 10% thì chi trả cho họ 100% mức chi phí vận chuyển bốc dỡ. Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải làm Mã số thuế cho họ và yêu cầu họ phải làm cam kết tổng thu nhập trong năm không thuộc trong diện thu nhập phải nộp thuế TNCN (cam kết 23)

Kinh nghiệm xử lý trong trường hợp này là kế toán nên khấu trừ 10% thuế TNCN của người cung cấp dịch vụ vận chuyển bốc dỡ

2. DN thuê xe ô tô hoặc xe máy, xe ủi, máy xúc… của cá nhân (có giá trị lớn).

Lời khuyên cho kế toán trong việc xử lý trường hợp này là bạn có thể chuyển sang ký hợp đồng khoán việc với cá nhân cho thuê.

Hồ sơ ký hợp đồng bao gồm:

+ Hợp đồng giao khoán

+ Chứng minh thư của cá nhân cho thuê (bản photo, không cần bản công chứng)

+ Biên bản nghiệm thu công việc.

+ Các chứng từ thanh toán như Giấy đề nghị thanh toán hay phiếu chi thanh toán bằng tiền mặt hay giấy báo nợ nếu thanh toán bằng chuyển khoản. Kế toán lưu ý nhớ nếu giá trị thanh toán chi phí vận chuyển lớn hơn 20 triệu đồng thì phải thực hiện thanh toán qua chuyển khoản từ tài khoản đăng ký với cơ quan thuế của DN đến tài khoản cá nhân của người cung cấp dịch vụ vận chuyển bốc dỡ.

Xem Cách xử lý hóa đơn trên 20 triệu thanh toán bằng tiền mặt tại đây.

+ Hoá đơn bán lẻ của cơ quan thuế cấp. Cụ thể với cá nhân cho thuê xe sẽ phải mang theo những giấy tờ để lên cơ quan thuế nộp thuế như: hợp đồng bao khoán, biên bản nghiệm thu công việc hoàn thành, các chứng từ thanh toán, chứng minh thư photo. Và sau khi nộp thuế xong cơ quan thuế sẽ cấp cho 1 hoá đơn bán lẻ để đưa cho doanh nghiệp.

Sau khi xử lý khoản chi phí này thành khoản chi phí hợp lý thì kế toán cần phải hạch toán và phân bổ chi phí này sao cho đúng và hợp lý nhất.

Trên đây là bài chia sẻ Xử lý chi phí vận chuyển không có hóa đơn. Hãng Kiểm toán Es-Glocal hi vọng bài viết sẽ đem lại thông tin bổ ích cho quý bạn đọc. Mời quý bạn đọc theo dõi các bài viết tiếp theo của chúng tôi.