Hướng dẫn lập và gửi thư xác nhận trong quy trình kiểm toán

Lập và gửi thư xác nhận là thủ tục kiểm toán cần thiết đối với các đơn vị được kiểm toán do kiểm toán viên và đơn vị được kiểm toán kết hợp thực hiện nhằm thu thập bằng chứng đáng tin cậy phục vụ quá trình kiểm toán. ES-GLOCAL chia sẻ đến bạn đọc hướng dẫn lập và gửi thư xác nhận qua bài viết dưới đây

• Hồ sơ chuẩn bị và cách kiểm tra hồ sơ trước khi quyết toán thuế
• Đối tượng kiểm toán? Các doanh nghiệp được phép kinh doanh dịch vụ kiểm toán?
• Báo cáo kiểm toán là gì? Mẫu BCKT CHUẨN nhất hiện nay

I. Thư xác nhận là gì?

Để phục vụ cho mục đích kiểm toán, các công ty có nhu cầu kiểm toán phải thực hiện thủ tục lập và gửi thư xác nhận. Hiểu đơn giản, thư xác nhận là văn bản xác minh giữa đơn vị với các bên liên quan (nhà cung cấp, khách hàng, ngân hàng...) về số tiền còn phải trả, khoản đã ứng trước hay số vốn góp... nhằm mục đích xác thực lại tính chính xác của các khoản mục trên báo cáo tài chính.

II. Phân loại thư xác nhận

Thư xác nhận được chia làm 5 loại cơ bản như sau:

• Thư xác nhận các khoản phải trả
• Thư xác nhận các khoản phải thu
• Thư xác nhận số dư ngân hàng
• Thư xác nhận nợ vay
• Thư xác nhận phần vốn góp

III. Đối tượng gửi thư

Kiểm toán viên (KiTV) lựa chọn đối tượng gửi thư phù hợp, đảm bảo cung cấp thông tin đáng tin cậy tương ứng với từng loại thư xác nhận. Trường hợp số lượng các bên liên quan quá lớn, KiTV lựa chọn gửi thư xác nhận cho các bên có số dư ảnh hưởng trọng yếu đến số dư cuối kỳ các khoản mục cần xác nhận.

IV. Hình thức thư xác nhận

Thư xác nhận có thể được lập dưới các dạng sau:

#1. Thư xác nhận dạng khẳng định (positive confirmation request)

Đặc điểm: bên xác nhận phúc đáp trực tiếp cho kiểm toán viên, trong đó nêu rõ bên xác nhận đồng ý hoặc không đồng ý với thông tin cần xác nhận, hoặc cung cấp thông tin yêu cầu xác nhận;

Ưu điểm: Phản hồi loại này thường cung cấp bằng chứng kiểm toán đáng tin cậy. Nhược điểm: Rủi ro là bên xác nhận có thể trả lời thư xác nhận mà không xác minh thông tin là chính xác hay không. Để giảm thiểu rủi ro này, KiTV có thể sử dụng thư xác nhận dạng khẳng định nhưng không ghi rõ số liệu (hoặc các thông tin khác) trên thư, và yêu cầu bên xác nhận điền số liệu hoặc cung cấp các thông tin khác. Tuy nhiên, thư xác nhận “trống” này có thể làm giảm tỷ lệ phúc đáp do yêu cầu bên xác nhận phải bỏ ra nhiều công sức hơn để trả lời.

#2. Thư xác nhận dạng phủ định (negative confirmation request)

Đặc điểm: bên xác nhận phúc đáp trực tiếp cho KiTV chỉ khi bên xác nhận không đồng ý với thông tin được nêu trong thư xác nhận;

Xác nhận dạng phủ định cung cấp bằng chứng kiểm toán ít thuyết phục hơn xác nhận dạng khẳng định. Do đó, khi phát hiện rủi ro có sai sót trọng yếu đã đánh giá ở cấp độ cơ sở dẫn liệu, KiTV không được phép chỉ sử dụng thư xác nhận dạng phủ định dưới vai trò là thử nghiệm cơ bản duy nhất để xử lý rủi ro, trừ khi thỏa mãn tất cả các trường hợp sau:

1. KiTV đã đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu là thấp và đã thu thập đầy đủ BCKiT thích hợp về tính hữu hiệu của các hoạt động kiểm soát có liên quan đến cơ sở dẫn liệu;
2. Các thông tin cần xác nhận qua thư xác nhận dạng phủ định bao gồm tập hợp các tài khoản có số dư nhỏ, giao dịch nhỏ, hoặc điều kiện đồng nhất;
3. Tỷ lệ ngoại lệ dự kiến rất thấp;
4. KiTV không biết về các trường hợp khiến người nhận thư xác nhận dạng phủ định không quan tâm đến yêu cầu xác nhận.

Cần chú ý, trong một số trường hợp, việc bên xác nhận không phản hồi lại cho kiểm toán viên không đồng nghĩa với việc thông tin xác minh trên thư xác nhận là chính xác, ví dụ thư xác nhận khoản phải thu có số dư trên thư nhỏ hơn số dư thực tế, bên xác nhận có thể gian lận trong việc coi như số dư đó là đúng và không phúc đáp lại thư xác nhận.

V. Trách nhiệm của các bên liên quan

#1. Kiểm toán viên

Do lập thư xác nhận là thủ tục kiểm toán nhằm thu thập BCKiT cần thiết để xác minh số dư các khoản trên báo cáo tài chính, KiTV cần đảm bảo thực hiện các trách nhiệm trước và sau thủ tục lập thư xác nhận, cụ thể như sau:

• Trước lập thư: thiết kế mẫu thư tương ứng từng trường hợp cần thu thập thông tin, đảm bảo xác nhận lại dữ liệu lần cuối trên thư xác nhận với đơn vị được kiểm toán trước khi gửi.
• Sau lập thư:

TH1: KiTV đã lập thư nhưng đơn vị được kiểm toán không cho phép gửi

Khi đó, KiTV cần:

+ Điều tra lý do đơn vị được kiểm toán không cho phép gửi thư xác nhận, thu thập các bằng chứng chứng minh lý do của đơn vị là hợp lý, hợp lệ

+ Xem xét ảnh hưởng của việc Ban giám đốc không đồng ý đến đánh giá của KiTV về các rủi ro có sai sót trọng yếu liên quan

+ Thực hiện các thủ tục kiểm toán thay thế để thu thập BCKiT đáng tin cậy và phù hợp, ví dụ cho một số trường hợp như sau:

1/ Đối với số dư các khoản phải thu: kiểm tra các phiếu thu sau ngày kết thúc kỳ kế toán, vận đơn, doanh thu bán hàng tại thời điểm gần kết thúc kỳ kế toán

2/ Đối với số dư các khoản phải trả: kiểm tra các phiếu chi sau ngày kết thúc kỳ kế toán hoặc công văn, thư từ từ các bên thứ ba, và các giấy tờ khác như phiếu nhận hàng.

3/ Đối với số dư tiền gửi ngân hàng: kiểm tra sao kê, sổ phụ ngân hàng tại ngày kết thúc kỳ kế toán hoặc sổ phụ các nghiệp vụ phát sinh sau ngày kết thúc kỳ kế toán.

TH2: Thư xác nhận được phản hồi nhưng KiTV có đầy đủ căn cứ nghi ngờ phản hồi đó không đáng tin cậy

KiTV cần xem xét lại rủi ro có sai sót trọng yếu đã đánh giá ở cấp độ cơ sở dẫn liệu và sửa đổi các thủ tục kiểm toán cho phù hợp.

Ngoại lệ: sai sót trên thư xác nhận có thể chỉ ra sai sót hoặc sai sót tiềm tàng trong báo cáo tài chính. Khi phát hiện thấy sai sót, kiểm toán viên cần đánh giá xem sai sót đó có do gian lận hay không. Một số ngoại lệ khác có thể do sai khác giữa thời gian gửi và nhận thư, lỗi định lượng hoặc do ghi chép không chính xác.

TH3: Bên nhận thư không phản hồi

KiTV có thể gửi thư xác nhận các lần tiếp theo khi chưa nhận được phản hồi cho thư xác nhận trước trong một khoảng thời gian hợp lý.

Khi xác định chắc chắn bên nhận thư cố tình không phúc đáp, KiTV thực hiện thêm các thủ tục kiểm toán tương tự đối với trường hợp Ban giám đốc đơn vị không cho phép gửi thư.

#2. Đơn vị được kiểm toán

Phối hợp với các công việc của KiTV, cung cấp dữ liệu chính xác phục vụ thủ tục lập thư xác nhận, đảm bảo gửi thư xác nhận theo yêu cầu của KiTV. Trường hợp do điều kiện chủ quan không gửi thư xác nhận, đơn vị được kiểm toán cần trình bày rõ lý do cho KiTV.

Chú ý: đơn vị được kiểm toán cần đảm bảo tuân thủ không tác động chi phối đến quyết định của các bên nhận thư xác nhận, làm ảnh hưởng đến đánh giá của KiTV

#3. Bên nhận thư xác nhận

Xem xét lại tính đúng đắn của số liệu trên thư xác nhận (đối với thư không trống) và hoàn thành các thông tin cần thiết trên thư (đối với thư trống), đồng thời gửi trực tiếp cho KiTV theo thời hạn quy định.

Trong bài viết này, ES-GLOCAL xin chia sẻ đến bạn đọc mẫu thư xác nhận các khoản phải trả người bán, các khoản phải thu khách hàng (dưới dạng đã điền sẵn các thông tin cần xác nhận trước khi gửi) cũng như cách lập thư chi tiết như sau:

VI. Thư xác nhận các khoản phải trả

KiTV căn cứ trên sổ chi tiết mua hàng hay tổng hợp công nợ phát sinh theo từng nhà cung cấp để chọn ra những nhà cung cấp có số dư cần nghi ngờ (có thể là nợ lâu không trả, hoặc đã ứng trước thời gian dài nhưng chưa có hàng về) và những nhà cung cấp có số dư ảnh hưởng trọng yếu đến dư cuối kỳ khoản phải trả người bán làm đối tượng gửi thư xác nhận.

Căn cứ trên các thông tin khai trên thư xác nhận, nhà cung cấp có trách nhiệm xác nhận lại số dư các khoản bên gửi thư còn nợ và khoản bên gửi đã ứng trước (tính đến thời điểm 31/12/2019) và chi tiết nếu có chênh lệch giữa hai bên, sau khi xác nhận gửi lại đơn vị kiểm toán theo địa chỉ đã cung cấp.

VII. Thư xác nhận các khoản phải thu

Tương tự như thư xác nhận các khoản phải trả, sau khi chọn ra danh sách khách hàng cần xác minh, KiTV lập thư xác nhận theo mẫu gợi ý sau:

Trên đây là cách lập và gửi thư xác nhận đối với 2 mẫu thư tiêu biểu

Đối với các mẫu thư khác, mời các bạn xem chi tiết tại các bài viết tiếp theo của ES-GLOCAL. Nếu có vấn đề nào chưa rõ hoặc cần hỗ trợ, bạn đọc có thể để lại bình luận bên dưới hoặc đặt câu hỏi theo đường dẫn dưới đây để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất: https://es-glocal.com/hoi-dap/