Nhân công thuê ngoài? Hồ sơ và hướng dẫn cách hạch toán chi phí nhân công

Nhân công thuê ngoài luôn là vấn đề phức tạp và nó cũng là nhu cầu thực tế của nhiều doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp hoạt động mang tính chất địa điểm, sử dụng nhân công thời vụ như những công ty xây dựng, .... Hiện nay nhiều doanh nghiệp còn vướng mắc về Bộ hồ sơ nhân công thuê ngoài và hạch toán tiền lương nhân công thuê ngoài. Hãng Kiểm toán Es-Glocal xin chia sẻ Bộ hồ sơ nhân công thuê ngoài và hạch toán tiền lương nhân công thuê ngoài mới nhất hiện nay đang được nhiều bạn kế toán quan tâm.

• Một số lỗi thường gặp khi nộp Quyết toán thuế TNCN 2020
• Toàn bộ các điều cần biết về tạm tính thuế TNCN

#1. Nhân công thuê ngoài là gì?

Nhân công là sức lao động của con người được sử dụng vào một công việc nào đó.

Thuê ngoài là là việc cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp sử dụng những nguồn lực bên ngoài để thực hiện công việc và nghiệp vụ cụ thể của chính mình.

Nhân công thuê ngoài là việc cá nhân, doanh nghiệp hay tổ chức sử dụng sức lao động của con người vào một công việc nào đó để hoàn thành các công việc theo mong muốn của mình.

#2. Căn cứ pháp lý của bộ hồ sơ nhân công thuê ngoài

#2.1 Về hóa đơn nhân công

Căn cứ Khoản 1, Điều 13, Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn cấp hóa đơn do Cục Thuế đặt in quy định:

“1. Cơ quan thuế cấp hóa đơn cho các tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng.

Trường hợp tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng hoặc thuộc trường hợp không phải kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng thì cơ quan thuế không cấp hóa đơn.”

#2.2. Thuế TNDN với chi phí nhân công thuê ngoài

Căn cứ Khoản 1, Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định các chi phí được trừ theo nguyên tắc:

“1.Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều 6, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

b)Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”

=> Căn cứ Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi bổ sung Điểm 2.4, Khoản 2, Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, quy định về những chi phí không được trừ, quy định:

“2.4.Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư này) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:
...

– Mua đồ dùng, tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;

– Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).

Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê và được tính vào chi phí được trừ. Các khoản chi phí này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.“

#3. Thuế phải nộp của cá nhân có hợp đồng thuê khoán

#3.1 Các loại thuế phải nộp

Theo Thông tư 92/2015/TT-BTC quy định về chính sách thuế GTGT và thuế TNCN đối với cá nhân cư trú có hoạt động từ kinh doanh,tại điểm b khoản 1, điều 3 quy định nguyên tắc tính thuế đối với cá nhân kinh doanh nộp thuế theo từng lần phát sinh như sau:

“b) Đối với cá nhân kinh doanh nộp thuế theo từng lần phát sinh thì mức doanh thu 100 triệu đồng/năm trở xuống để xác định cá nhân không phải nộp thuế giá trị gia tăng, không phải nộp thuế thu nhập cá nhân là tổng doanh thu từ kinh doanh trong năm dương lịch.”

Tại khoản 2, điều 3 quy định căn cứ tính thuế với cá nhân có doanh thu từ kinh doanh như sau:

“Căn cứ tính thuế đối với cá nhân nộp thuế theo từng lần phát sinh là doanh thu tính thuế và tỷ lệ thuế tính trên doanh thu."
...

#3.2 Tỷ lệ thuế tính trên doanh thu

Tỷ lệ thuế giá trị gia tăng, tỷ lệ thuế thu nhập cá nhân đối với cá nhân nộp thuế từng lần phát sinh áp dụng như đối với cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hướng dẫn tại điểm b khoản 2 Điều 2 Thông tư này.

>>>Xem thêm bài viết kê khai và nộp thuế của cá nhân kinh doanh nộp thuế từng lần phát sinh tại đây nhé!

#3.3 Xác định số thuế phải nộp

Theo quy định trên, thuế phải nộp của những cá nhân có doanh thu từ kinh doanh (bao gồm hợp đồng thuê khoán) trên 100 triệu đồng trong năm dương lịch, phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN tính trên doanh thu của từng hợp đồng kinh doanh.

>>>Xem thêm bài viết quy định với cá nhân kinh doanh nộp thuế khoán tại đây nhé!

#3.4 Tỷ lệ thuế của hợp đồng thuê khoán

Theo quy định tại Điểm d, khoản 2 điều 3 và điểm b khoản 2 Điều 2 Thông tư 92/2015/TT-BTC tỷ lệ tính thuế trên doanh thu của hợp đồng thuê khoán là :

“b.1) Tỷ lệ thuế tính trên doanh thu gồm tỷ lệ thuế giá trị gia tăng và tỷ lệ thuế thu nhập cá nhân áp dụng đối với từng lĩnh vực ngành nghề như sau:

• Phân phối, cung cấp hàng hóa: tỷ lệ thuế giá trị gia tăng là 1%; tỷ lệ thuế thu nhập cá nhân là 0,5%.
• Dịch vụ, xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu: tỷ lệ thuế giá trị gia tăng là 5%; tỷ lệ thuế thu nhập cá nhân là 2%.
• Sản xuất, vận tải, dịch vụ có gắn với hàng hóa, xây dựng có bao thầu nguyên vật liệu: tỷ lệ thuế giá trị gia tăng là 3%; tỷ lệ thuế thu nhập cá nhân là 1,5%.
• Hoạt động kinh doanh khác: tỷ lệ thuế giá trị gia tăng là 2%; tỷ lệ thuế thu nhập cá nhân là 1%.”

#4. Hồ sơ của chi phí thuê nhân công

Căn cứ các quy định trên, doanh nghiệp có phát sinh các khoản chi hợp đồng thuê khoán để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN cần có những hồ sơ sau:

+ Hợp đồng giao khoán công việc. (Mẫu số 08 – LĐTL theo Thông tư 200/2014/TT-BTC)

+ Có giấy phép hành nghề, hoặc chứng chỉ hành nghề, giấy đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế theo quy định. (nếu có)+ Biên bản xác nhận công việc hoàn thành.

+ Bảng kê mua hàng hoá dịch vụ mua vào Mẫu 01/TNDN (Ghi rõ số tiền chi trả cho hoa hồng môi giới theo hợp đồng môi giới…)

+ Chứng từ khấu trừ thuế TNCN trước khi trả tiền cho cá nhân (Nếu có)

+ Chứng từ chi tiền (Phiếu chi) ghi rõ số lượng, giá trị, ngày tháng, địa chỉ, số CMND của người cung cấp dịch vụ và chữ ký của hai bên.

#5. Hạch toán kế toán về chi phí nhân công

#5.1 Theo thông tư 133

Nợ TK 154

Có TK 111, 112, 331...

#5.2 Theo thông tư 200

Nợ TK 627, 622, 642, 641

Có TK 111, 112, 331...

#6. Một số câu hỏi thường gặp về về chi phí nhân công

Hỏi: Định khoản chi phí thuê nhân công như thế nào?

Trả lời: ES-GLOCAL đã chia sẻ định khoản chi phí thuê nhân công bạn xem tại đây nhé.

Hỏi: Chi phí thuê nhân công cần hồ sơ gì?

Trả lời: Với các hồ sơ của chi phí thuê ngoài ES-GLOCAL đã ghi chi tiết rồi bạn xem tại đây nhé.

Hỏi: Chi phí thuê ngoài không có hóa đơn có được tính chi phí được trừ không?

Trả lời: Trường hợp không có hóa đơn thì bạn bổ sung đầy đủ hồ sơ và thực hiện nghĩa vụ liên quan nếu có bạn nhé.

Trên đây là chia sẻ của Hãng Kiểm toán ES-GLOCAL về chi phí nhân công. Nếu có vấn đề nào chưa rõ hoặc cần hỗ trợ, bạn đọc có thể đặt câu hỏi theo đường dẫn: https://es-glocal.com/hoi-dap/ hoặc để lại bình luận bên dưới bài viết chi phí nhân công thuê ngoài. Cám ơn bạn đã theo dõi.