Hướng dẫn chi tiết kiểm tra hồ sơ thuế tại doanh nghiệp

Kiểm tra hồ sơ thuế là gì? Ngày nay khi yêu cầu đối với các hồ sơ thuế ngày một cao thì việc kiểm tra số liệu, hồ sơ thuế là cực kỳ quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp. Vậy muốn kiểm tra hồ sơ thuế này thì làm như thế nào có các lưu ý nào không? Các thắc mắc của bạn sẽ có trong bài viết dưới đây của Hãng kiểm toán ES-GLOCAL.

• Hướng dẫn cách kiểm tra số dư trên BCTC
• Cách kiểm tra báo cáo tài chính Doanh nghiệp
• Hướng dẫn kiểm tra hóa đơn chỉ với vài click chuột đơn giản
• Thanh tra thuế doanh nghiệp cần hành động như thế nào?

Chúng ta cùng điểm qua một số nội dung chính có trong bài viết nhé.

Nào chúng ta cùng bắt đầu bài viết nhé.

Đầu tiên chúng ta cùng tìm hiểu kiểm tra là gì? Hồ sơ thuế bao gồm những gì bạn nhé.

#1. Kiểm tra là gì? Kiểm tra hồ sơ thuế là gì?

#1.1 Kiểm tra là gì?

Kiểm tra là việc xem xét lại tình hình thực tế để nhận xét, đánh giá hoặc là việc rà soát, đối chiếu các số liệu giữa các hồ sơ đảm bảo tính nhất quán logic trên cơ sở các tiêu chuẩn đã được xác lập để phát hiện những ưu điểm hạn chế và sai sót nhằm đưa ra các giải pháp phù hợp giúp tổ chức sửa đổi và phát triển theo đúng mục tiêu.

Như vậy chủ thể tiến hành kiểm tra có thể là bản thân, cấp trên hoặc đơn vị được thuê dịch vụ hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền...

#1.2 Hồ sơ thuế gồm những gì?

Hồ sơ thuế bao gồm rất nhiều hồ sơ. Trong phạm vi bài viết này ES-GLOCAL chỉ đề cập tới một số hồ sơ cơ bản nhất mà mọi doanh nghiệp đều phải có bạn nhé.

• Đăng ký kinh doanh;
• Điều lệ công ty;
• Quy chế tài chính;
• Sổ kế toán;
• Bảng kê mua vào, bán ra;
• Bộ báo cáo quyết toán: Quyết toán TNDN, TNCN, BCTC các năm;
• Hóa đơn mua vào, bán ra (bản gốc) và tờ khai thuế hàng kỳ;
• Sổ phụ ngân hàng + Ủy nhiệm chi bản gốc;
• Hợp đồng lao động + bảng lương (bản gốc);
• Hợp đồng kinh tế, biên bản đối chiếu công nợ;
• Một số hồ sơ khác (Tùy từng doanh nghiệp)...

#1.3 Kiểm tra hồ sơ thuế là gì?

Như vậy việc kiểm tra hồ sơ thuế là việc kiểm tra xem hồ sơ có đầy đủ hay không? Số liệu trên các hồ sơ có thể hiện sự nhất quán, logic với nhau hay không?

Vậy lợi ý của việc kiểm tra, soát xét lại các hồ sơ thuế là gì?

#2. Tại sao cần soát xét lại các hồ sơ thuế?

Theo số liệu thống kê báo Lao động tính đến tháng 6.2021, toàn ngành thuế thực hiện được 32.209 cuộc thanh tra, kiểm tra, bằng 110% so với cùng kỳ năm 2020. Kiểm tra tại trụ sở cơ quan thuế được 323.206 hồ sơ khai thuế, bằng 114,93% so với cùng kỳ năm 2020.

Tổng số tiền kiến nghị xử lý qua thanh tra, kiểm tra là 22.963 tỉ đồng. Trong đó, số thuế tăng thu qua thanh tra, kiểm tra là 4.935 tỉ đồng, giảm khấu trừ là 828 tỉ đồng, giảm lỗ là 17.200 tỉ đồng.

Có thể thấy việc thanh kiểm tra thuế được thực hiện ngày càng nhiều với sự siết chặt từ các ban ngành. Như vậy có thể thấy lợi ích đầu tiên đó chính là việc giảm thiểu rủi ro, giảm thiểu số tiền phải nộp khi thanh tra thuế tại doanh nghiệp. Ngoài ra đó còn lại việc bạn khắc phục cũng sai phạm năm trước cho các năm sau này...

#3. Hướng dẫn chi tiết kiểm tra hồ sơ thuế

Chúng ta cùng đi tìm hiểu về cách soát xét các hồ sơ thuế nhé

#3.1 Hồ sơ khai thuế

Hồ sơ khai thuế (TK 133, TK 333) bao gồm:

• Tờ khai thuế GTGT theo tháng (Quý) và Bảng kê đầu ra, đầu vào tương ứng;
• Giấy nộp tiền ngân sách của các loại thuế: Thuế GTGT, thuế môn bài, thuế TNDN...;
• Thông báo phát hành hóa đơn, Hợp đồng đặt in hóa đơn;
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn;
• Báo cáo tài chính, Quyết toán thuế TNDN các năm quyết toán;

Cách kiểm tra:

• Kiểm tra lại số trên bảng kê đã khớp với số trên tờ khai thuế GTGT theo tháng (Quý) chưa? Chưa thì kiểm tra lại;
• Hóa đơn đã sắp xếp theo bảng kê chưa? Hóa đơn đã đầy đủ theo bảng kê chưa? Thiếu hoặc sai thì Ghi chú lại để kiểm tra;
• Kiểm tra Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giữa các Quý xem đã khớp nhau chưa? Các hóa đơn “Xóa bỏ” có đầy đủ các liên chưa?
• Xem lại tờ khai Quyết toán thuế TNDN điều chỉnh tăng, giảm chi phí doanh thu gì không? Ghi chú lại từng năm nếu có phát sinh để giải trình;
• Kiểm tra số dư TK 133 trên CĐKT có khớp với số dư thuế GTGT được khấu trừ chuyển kỳ sau trên tờ khai thuế GTGT tháng hoặc quý cuối cùng của năm chưa. Nếu có chênh lệch thì tìm nguyên nhân và ghi chú lại để giải trình.

Đặc biệt với các doanh nghiệp có giao dịch liên kết cần chú ý về vấn đề chuyển giá, giá chuyển nhượng. Đã có rất nhiều doanh nghiệp do vô tình đã mắc phải những lỗi rất cơ bản rất tới bị ấn định thuế.

Xem thêm Chuyển giá là gì? Giá chuyển nhượng là gì? tại đây nhé

#3.2 Hồ sơ lương

Hồ sơ lương (TK 334) bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN;
• Hợp đồng lao động;
• Bảng lương từng tháng, bảng chấm công;
• Quyết định tăng lương, quyết định thưởng (nếu có)
• Bảng kê ấn chỉ;

Cách kiểm tra hồ sơ lương:

• Kiểm tra xem các hợp đồng lao động đã đầy đủ hay chưa? Thiếu thì note lại bổ sung?
• Các khoản lương, thưởng, phụ cấp... đã thể hiện rõ trong Hợp đồng lao động, Quy chế của công ty hay chưa;
• Những khoản chi trả lương bằng tiền mặt có đầy đủ chữ ký của người lao động hay chưa?
• Các Quyết định tăng lương, thưởng trong năm đã đầy đủ chưa? Ghi chú lại nếu thiếu thì bổ sung...

#3.3 Hồ sơ của khoản vay

Hồ sơ các khỏa vay (TK 341) bao gồm:

• Hợp đồng vay;
• Khế ước nhận nợ;

Cách kiểm tra hồ sơ khoản vay:

• Kiểm tra các khoản vay phát sinh trong năm có đầy đủ hợp đồng không, đủ khế ước nhận nợ không;
• Chi phí lãi vay có phải vốn hóa hay tính được tính chi phí được trừ hết không?
• Các khoản lãi vay cho các hợp đồng trả lãi cuối kỳ có được trích trước chi phí lãi vay vào chi phí trong kỳ chưa?
• Đặc biệt chú ý tới các khoản vay khi có giao dịch liên kết.

Xem thêm Cách tính chi phí lãi vay trong giao dịch liên kết

#3.4 Hồ sơ các khoản công nợ

Hồ sơ các khoản công nợ (TK 131, TK 331) bao gồm:

• Hợp đồng kinh tế đầu vào, đầu ra;
• Phụ lục hợp đồng kinh tế;
• Biên bản đối chiếu công nợ...

Cách kiểm tra:

• Kiểm tra xem đã có đủ hợp đồng kinh tế hay chưa? Không yêu cầu có hết nhưng phải có của những khách hàng, nhà cung cấp lớn hoặc số dư lớn?
• Những khách hàng ứng trước tiền hàng kiểm tra xem hợp đồng có điều khoản ứng trước hay không?
• Những khách hàng có biên bản đối chiếu công nợ đã khớp với số dư trên sổ kế toán hay chưa?

#3.5 Sổ sách kế toán cần in và cách kiểm tra

In đầy đủ sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản: Trước khi in cần đối chiếu sổ cái, số chi tiết các tài khoản với BCTC đã nộp cho cơ quan thuế. Nếu có chênh lệch cần kiểm tra lại và sửa lại cho đúng rồi mới in;

#3.6 Một số vấn đề lưu ý khác

Hóa đơn và thanh toán: Hóa đơn có giá trị trên 20 triệu và thanh toán tiền mặt trên 20 triệu;

Cách kiểm tra:

• Photo các hóa đơn trên 20 triệu kẹp cùng UNC để giải trình với cơ quan thuế nếu được hỏi.
• Kiểm tra xem TK 111 có những nghiệp vụ chi trả cho nhà cung cấp hoặc đối ứng với TK Chi phí, Hàng tồn kho có vượt quá 20 triệu không?
• ...

Trường hợp bạn thấy quá phức tạp thì bạn có thể thuê 1 đơn vị soát xét để kiểm tra lại BCTC cho đơn vị của mình. Các lợi ích của dịch vụ tư vấn thuế soát xét BCTC mang lại cho bạn như:

Hạn chế tối đa rủi ro về thuế, giải quyết các tình huống ngay khi phát sinh

• Tổn thất về vi phạm thuế là rủi ro thường trực đối với các doanh nghiệp. Làm thế nào để hạn chế tổn thất đó càng ít càng tốt là mong muốn của Ban điều hành công ty. Để giảm thiểu rủi ro thuế, cách tốt nhất là Doanh nghiệp bạn nên tổ chức soát xét thuế hàng kỳ để có thể phát hiện và xử lý ngay các vấn đề về thuế, bởi để các vấn đề này tồn tại càng lâu thì doanh nghiệp càng khó sửa chữa và càng bị phạt nhiều hơn.

Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

• Khi các doanh nghiệp thuê dịch vụ tư vấn về thuế sẽ tiết kiệm được chi phí để xây dựng bộ máy kế toán hoặc có thể tinh giản bộ máy kế toán gọn nhẹ hơn (Ví dụ: giảm thiếu hệ luỵ thay đổi nhân sự, không cần đóng bảo hiểm cho người lao động...)

Phải báo cáo tất cả các vấn đề mà theo xét đoán chuyên môn của họ là đủ quan trọng đáng để Ban Giám đốc quan tâm.

#4. Kết luận

Trên đây là những lưu ý cho các bạn khi có kiểm tra hồ sơ thuế lại hồ sơ thuế doanh nghiệp của mình. Hi vọng bài viết sẽ giúp các bạn nắm được các công việc soát xet, kiểm tra cũng như giúp bạn tránh được những rủi ro trong hồ sơ, báo cáo tài chính. Nếu có vướng mắc hay cần hỗ trợ các bạn có thể để lại bình luận bên dưới hoặc đặt câu hỏi theo đường dẫn: https://es-glocal.com/hoi-dap/ chúng tôi sẽ trả lời trong thời gian sớm nhất. Trường hợp bạn cần tư vấn hoặc cần sử dụng dịch vụ soát xét, tư vấn thuế thì đừng quên ES-GLOCAL nhé. Cám ơn các bạn đã theo dõi bài viết kiểm tra hồ sơ thuế của chúng tôi.