Hướng dẫn hạch toán tiền thuê nhà, văn phòng mới nhất hiện nay

Điều kiện để tiền thuê nhà là chi phí hợp lệ là gì? Cách hạch toán chi phí thuê nhà trong các trường hợp như thế nào? Hãng kiểm toán ES-GLOCAL xin trân trọng chia sẻ tới bạn đọc bài viết Hướng dẫn hạch toán tiền thuê nhà, văn phòng mới nhất.

Để tiện theo dõi các bạn lướt qua nội dung dưới đây trước nhé.

#1. Điều kiện để chi phí thuê nhà là chi phí hợp lệ là gì?

- Nếu thuê của Công ty: Hoá đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng, phụ lục hợp đồng ...

- Nếu thuê của cá nhân:

+ Nếu trên hợp đồng ghi: Cá nhân tự đi nộp thuế thì cần:

Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán.

+ Nếu trên hợp đồng ghi: Bên Thuê nộp thuế thay chủ nhà thì cần:

Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán, chứng từ nộp tiền thuế thay.

(Trường hợp này sẽ không có hóa đơn, vì Cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn bán lẻ nữa)

>>> Xem thêm bài viết tiền thuê nhà cho nhân viên cần lưu ý gì tại đây nhé!

Chú ý: Nếu giá trị > 20.000.000:

- Nếu thuê của Công ty (Tức là có hóa đơn) -> Thì bắt buộc phải chuyển khoản .

- Nếu thuê của Cá nhân (Tức là ko có hóa đơn) -> Thì không cần phải chuyển khoản cũng được.

#2. Cách hạch toán tiền thuê nhà

1, Nếu thanh toán trước (dựa vào chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê nhà ...):

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán

Có TK 111, TK 112,...

Chú ý: Nếu là khoản trả trước thì hạch toán như trên.

Nhưng nếu là khoản đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng thì các bạn hạch toán như sau:

>>> Xem thêm bài viết tiền đặt cọc tại đây nhé!

2, Nếu trả tiền thuê hàng tháng (hoặc hàng tháng nhận được hóa đơn):

Nợ TK 154, TK 627, TK 641, TK 642 ... (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào các bạn đưa vào chi phí đó )

Có TK 331, TK 111, TK 112,...

3. Nếu trả tiền sau (hoặc nhận được hóa đơn sau):

VD: Công ty bạn thuê văn phòng của công ty A từ tháng 1 - 6. Nhưng chưa thanh toán, đến tháng 6 mới thanh toán, thì lúc này Công ty A mới xuất hóa đơn.

- Hoặc công ty bạn thuê nhà của cá nhân từ tháng 1 - 6. Nhưng đến tháng 6 mới thanh toán

- Hàng tháng hạch toán:

Nợ TK 154, TK 627, TK 641, TK 642 ... (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào các bạn đưa vào chi phí đó )

Có TK 335 - Chi phí phải trả (Phát sinh chi phí nhưng thực tế chưa chi trả)

- Khi thanh toán (hoặc khi nhận hóa đơn)

Nợ TK 335 - Chi phí phải trả

Có TK 111, TK 112 (Nếu là khi thanh toán)

Có TK 331 -Phải trả cho người bán (Nếu là khi nhận được hóa đơn)

4. Nếu trả tiền thuê trước nhiều kỳ

VD: Thuê nhà từ tháng 1 - 6, thanh toán 1 lần vào tháng 1 (hoặc nhận được hóa đơn) , thì hạch toán như sau:

Nợ TK 242 - Chi phí trả trước (Tổng số tiền).

Nợ TK 133 - Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (Nếu có hóa đơn GTGT -> Thuê nhà của Công ty)

Có TK 331, TK 111, TK 112

- Định kì phân bổ khoản chi phí trả trước đó (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì để đưa vào TK chi phí tương ứng. VD: Thuê nhà làm văn phòng (mục đích quản lý) thì đưa vào 642, 6422, thuê nhà để làm nhà xưởng (sản xuất) thì đưa vào 154, 627..., thuê nhà để bán hàng (bán hàng) thì đưa vào 641, 6421...hạch toán như sau:

Nợ TK 154, TK 627, TK 641, TK 642 ...

Có TK 242 - Chi phí trả trước

VD: Ngày 1/1/2020 Công ty TNHH Kiểm toán Es-Glocal ký hợp đồng thuê nhà với Bà A (Cá nhân): Thời gian là 12 tháng, mỗi tháng 10.000.000 chưa bao gồm thuế, tổng cộng là 120.000.000 và trên hợp đồng ghi rõ là: Bên Công ty sẽ phải nộp các loại thuế thay chủ nhà, mục đích thuê làm văn phòng.

- Cùng ngày hôm đó Công ty đã thanh toán trước cho Bà A: 10.000.000.

- Đến ngày 5/1/2020 sau khi đã hoàn thành các thủ tục pháp lý, Công ty thanh toán nốt cho chủ nhà: 110.000.000.

- Cùng ngày hôm đó công ty đi nộp thuế thay chủ nhà, số tiền thuế phải nộp là: 13.633.332 (Trong đó gồm: Thuế môn bài = 300.000. Thuế GTGT 5% = 6.666.666. Thuế TNCN 5% = 6.666.666)

Lưu ý: Nếu tổng giá trị thuê nhà 1 năm < 100tr thì sẽ được miễn thuế môn bài, GTGT, TNCN. Nếu > 100tr thì nộp 3 loại thuế trên.

>>> Xem thêm bài viết cho thuê nhà thì phải nộp thuế gì tại đây nhé!

Cách hạch toán tiền thuê nhà của cá nhân như sau:

Ngày 1/1/2020:

- Hạch toán khoản trả trước (Dựa vào hợp đồng và phiếu chi…)

Nợ TK 331: 10.000.000

Có TK 111: 10.000.000hạch toán chi phí tiền thuê nhà

Ngày 5/1/2020:

- Khi thanh toán nốt số tiền còn lại cho chủ nhà:

Nợ TK 331: 110.000.000

Có TK 111, 112: 110.000.000

- Dựa vào Chứng từ thanh toán:

Nợ TK 242: 120.000.000

Có TK 331: 120.000.000

- Dựa vào Chứng từ nộp tiền thuế thay:

Nợ TK 242: 13.633.332

Có TK 111, 112: 13.633.332

- Theo khoản 2 điều 4 thông tư 96/2015/TT-BTC:

- Hàng tháng phân bổ vào chi phí:

Nợ TK 642: 11.136.111 (Mục đích thuê làm văn phòng "Quản lý")

Có TK 242: 11.136.111 (Gồm tiền thuê tài sản + Tiền thuế nộp thay)

#3. Một số câu hỏi thường gặp về tiền thuê nhà

Hỏi: Tiền thuê nhà có phải đóng BHXH không?

Trả lời: Tiền thuê nhà không phải đóng BHXH bạn nhé.

Hỏi: Tiền thuê nhà doanh nghiệp trả thay cho cá nhân có phải nộp thuế TNCN không?

Trả lời: Trường hợp tiền nhà do doanh nghiệp trả thay cho cá nhân thì tính vào thu nhập chịu thuế theo số thực tế trả hộ nhưng chỉ tối đa 15% tổng thu nhập chịu thuế chưa bao gồm tiền thuê nhà.

Hỏi: Cách hạch toán chi phí thuê nhà?

Trả lời: ES-GLOCAL đã chia sẻ cách hạch toán tiền thuê nhà bạn xem tại đây nhé.

Như vậy, trên đây Hãng Kiểm toán ES-GLOCAL vừa chia sẻ xong nội dung bài viết. Nếu có câu hỏi hay vướng mắc gì các bạn vui lòng đặt câu hỏi theo đường dẫn: https://es-glocal.com/hoi-dap/ hoặc để lại bình luận hoặc bên dưới bài viết toàn bộ các vấn đề về Tiền thuê nhà. Cảm ơn các bạn, chúc các bạn thành công!